如何進行管理，如何進行文件管理

1樓：鴻博檔案

對於文件的管理，首先要明確檔案分類，檔案界一般把檔案劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類。

而檔案分類是一項重要基礎性工作，如果檔案分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”，整理編目雜亂無序，整理者空耗精力，使用者“怨聲載道”。

科學分類

按照國家標準，如《機關檔案管理規定》、《歸檔檔案整理規則》、《科技類檔案案卷構成一般規則》、《紙質檔案數字化規範》等，進行科學分類、整理，便於查詢、利用。

定責有些單位，沒有專人管理檔案，可以考慮指定某一人，在一定時期內兼管檔案，保證檔案管理的流暢。對於不再兼管時，詳細填寫交接清單，保證接替者，能快速上手適應，減少管理的真空期。

2樓：村裡唯一的希望喲

第1條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第2條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第3條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第4條檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第5條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。

3樓：百度文庫精選

內容來自使用者:菊香秋

如何更好的進行專案文件管理在文件管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文件真正

達到我們預期的目的。

文件模板的管理

面對各類紛繁複雜的文件，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上

都會有影響，所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。

在建立文件模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文件模板

中，確保文件需要的內容能夠在文件中體現，例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的

目錄方式、文件的字型等。

在建立文件時，要注意做好文件的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚

地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件，需要在一個相對容

易找到的資料夾目錄中存放模板，如果是使用資訊系統方式進行模板管理，最好能夠在首頁

進行一個連線，或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立分類時，需要含有一個共同類，

或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現，也會有一些無法進

行分類的文件，這個時候就可以通過共同類進行管理。

對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者，並做好版本管理。

4樓：紹林科技

會博通文件一體化管理軟體瞭解一下

5樓：

可以藉助雲脈紙質文件管理系統，不僅可自動快速實現紙質文件電子化，而且在應對大量文件時，獨有的資料夾列表還可以對文件進行分門別類的有序管理，獨有的排序模式，可按照個人習慣進行排序，隨心所欲全面掌控檔案資源...

6樓：元葉吉勇漢

文件管理就是對檔案檔案的收集,保管,使用以及管理銷燬等等.文件管理通常配合日是清檔案管理工具來進行。

文件管理應該遵守相關的制度.特別是保密制度應該強調.特別是涉及公司機密的檔案.

要建立檔案的全宗,案卷,目錄等.比如以年份來建立宗卷等.要根據檔案的內容性質特點分類,歸檔.

比如檔案可以以其時間歸類,也可以按照事由歸類.具體情況具體分析.然後再使用時要注意相關制度,做好登記工作等.

並且檔案管理應該做到專人管理.並且在使用後做好收集工作.

7樓：sa朱

有文件管理的軟體的．你可以在網上尋找下～

但我看你的表述．是需要做一個關於管理公司的文件吧

而不是做文件管理．

8樓：匿名使用者

要搞好文件管理，首先要知道文件的含義。

對於辦公室管理人員來說，文件實際上是指檔案與檔案，這也是國人比較傳統的認知。

但是，對於計算機人員來說，存放在計算機系統中的資訊都是以檔案為單位儲存的，所以，都稱為檔案或文件，其定義的內涵比較泛。

現在大多數單位已採用計算機軟體系統實現文件管理的自動化、無紙化，也就是大家平常所說的辦公自動化系統（oa）、文件管理系統或檔案管理系統等。

比較有名的辦公自動化系統包括泛微、致遠、藍凌等，但辦公自動化系統的文件或檔案管理功能相對較弱，所以，一般都要採用專門的檔案、知識、檔案管理軟體來管理已流轉完成的檔案，即文件、檔案。比如，會博通綜合知識管理系統，就是一種綜合管理檔案、檔案和知識的管理系統。

採用辦公自動化系統來進行檔案流轉，採用專門的文件管理軟體來進行後續的儲存和利用管理，是現在較為通常的做法。

9樓：風華悽悽

可以直接對文件進行分類管理，可以輕鬆分門別類的管理自己的文件

1星標檔案功能，對重點檔案進行星標標註，方便快速查詢23

10樓：響亮一夏

首先部署一個靠譜的文件管理系統

文件資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規範而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

會博通綜合文件管理系統解決方案

會博通綜合文件管理系統集中統一管理企業內部不同層級、型別的文件資料

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修改回答

11樓：匿名使用者

可以藉助常見的文件管理軟體，從文件的根源開始管理，對文件的全部生命週期進行管理，效率會大大提升。

如何有效的進行專案文件管理

12樓：百度文庫精選