檔案管理的基本步驟,檔案管理的基本步驟

時間 2022-02-01 17:57:32

1樓:萊克攸

檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這 8項工作的劃分

只是相對穩定而不是絕對的,也有分為 6個環節的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。

檔案實體管理分收集、整理、鑑定、保管、統計等工作環節;檔案資訊開發又分資訊加工和資訊輸出兩部分,資訊加工由編制目錄、編輯文獻彙編和編寫參考資料構成,資訊輸出由提供閱覽、複製、諮詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

2樓:匿名使用者

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檔案管理有那些流程

3樓:紹林科技

會博通綜合檔案管理系統提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、登出等全生命週期的管理功能。

實現檔案業務的全面標準化、流程化

會博通綜合檔案管理系統為檔案移交、歸檔、借還等業務,提供可由企業自由定義的標準化管理流程,實現檔案業務的流程化管理。

4樓:末你要

一、具體流程內容如下(用公司檔案管理來說明):

1、各部門將本部門資料每週五到公司文祕處登記、存檔,文祕收到資料記入電子目錄儲存,分類裝訂成冊歸檔。

2、綜合人事部在員工試用期滿,向其人事檔案關係所在單位開出"調函",交員工或其委託人,在規定時間內將檔案轉入公司。

3、招聘專員將入職後辦理的所有資料進行整理,交由綜合人事部經理,建立員工檔案,將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉正申請表》等有關個人的資料一併放入公司員工檔案。

4、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案,離職員工檔案,公司保留一年。

二、檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

三、由於現代檔案管理工作已成為複雜的系統,故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統,各子系統又下分若干層次小系統。

5樓:市景彰曲平

檔案管理的流程具有嚴格的相關規定,從收存到銷燬每一步都要根據要求來。

1、檔案轉入交接

(1)對接收的人事檔案按**分為由有關人員直接交付的檔案和由機要或郵遞等間接渠道交付的檔案。

(2)間接交付的檔案,做好收到記錄登記,暫時封存,待本人或其用人單位需辦理時,再當面開始驗收檔案。對間接交付前已經開封的檔案,應由間接交付人簽字證明。

(3)直接交付的檔案,現場開啟進行驗收,對照檔案目錄一一核對,並由交付人簽字認可。人事檔案資料中應當或必須有的資料,需特別注意作好記錄。

(4)應當留存的檔案資料包括:①企業人事檔案中如果是招工(招用)的必須有招工(招用)表。②區外調動的,需有調動表及調動前的所有人事檔案。

③大中專畢業生分配到企業的檔案中需有報到證副本及學籍、學歷證明材料。④失業人員的檔案資料中應當有解除勞動合同報告書、失業登記表,保險手冊。⑤派回原籍的大中專畢業生的檔案中應當有報到證副本及學歷證明材料。

(5)不應存留的資料一律不留存。檔案清點無誤後,由驗收人和交付人辦理交接手續,記錄內容包括檔案內材料名稱,交接時間、地點、交接人簽名等事項。

2、檔案保管

(1)對接收的檔案,先進行微機存檔管理工作,錄入內容包括姓名、身份證號碼、工作單位、接收時間、繳費情況及轉出時間、轉入地等事項,微機中的記錄號與檔案序號一致,便於查詢。

(2)微機錄入後,對每一份檔案按照其所在工作單位進行手工檯帳登記,登記內容為姓名、檔案號、接收時間、繳費情況及轉出時間、轉入地等。

(3)手工登記後,嚴格按照人事檔案材料的分類及說明的要求,對檔案中所包括的各項材料按類、號、頁的順序做好目錄,並按目錄順序進行整理,然後做好驗收登記,最後裝訂成冊歸檔。

(三)檔案驗收操作規程

1、對接收的檔案按**分類,分為由有關人員直接交付的檔案和由郵遞等間接渠道交付的檔案。

2、對間接交付的檔案,做好收到記錄登記,暫時封存,待檔案人的用人單位或本人需辦理勞動人事關係**事項時,再當面開始驗收檔案。對間接交付前已經開封的檔案,應由間接交付人簽字證明。

3、對直接交付的檔案,現場開啟進行驗收,對照檔案目錄一一核對,發現與目錄不符的,要查出並記錄;沒有檔案目錄的,據實進行清查,作為檔案資料應當或必須存檔資料的要查出來並做好記錄。

對查出缺少的資料,向交付人詢查情況,交付人認可不要求追查的就進入下一步交接;交付人認為要追查缺失資料的,辦理退回手續或是暫存手續,待補齊資料後再進行下一步工作。

4、人事檔案資料中應當或必須有的資料,需特別注意。例如統招統配的大中專畢業生的就業通知書副本、畢業生登記表,正規的學籍卡,以及統招考試錄取的資料。

用人單位招用的人員的招用登記表,特別是93年以前參加工作的「固定工」,和96年在事業單位參加工作的人員,涉及養老保險視同交費年限問題,必須有原始招用手續記錄。發現缺少類似重要資料的,必須告知其本人,及時採取措施。

5、不應存留的資料一律不留存,如就業通知書正本、畢業證、身份證、職業資格證等材料。因落戶籍和社會保險需使用的資料,辦理完畢退回本人。使用和退回應有交接記錄。

6、檔案清點無誤後,由驗收人和交付人辦理交接手續,記錄內容包括檔案內材料名稱,交接時間、地點、交接人簽名等事項。

7、整理檔案資料。收交檔案室,或者進入**服務程式等其它工作程式。

6樓:響亮一夏

會博通綜合檔案管理系統:全面滿足各行業需要,集中管理實體與電子檔案

既符合國家檔案管理標準,又能通過會博通獨有的自定義功能,配置專屬於企業的檔案管理架構。

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專案的檔案管理步驟是什麼

7樓:匿名使用者

首先:確定檔案管理需要存檔的資料;

其次:確定檔案管理的規章制度;

然後:確定檔案櫃或檔案室;

再開展日常工作。

8樓:匿名使用者

首先制定歸檔

管理制度,包括歸檔範圍,歸檔時間,歸檔責任人等其次制定檔案的管理制度,包括分類編號制度,檔案工作人員的具體職責等.

再次,制定檔案的保密、利用等制度。

接下來就是要買檔案整理的各種工具,斜口插、檔案盒、切紙機、膠水、小刀、號碼機、打孔機等。

最後就是依照上述制度,利用所買工具整理檔案。

9樓:匿名使用者

一.建設專案檔案概念:

v是指從建設專案的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、生產準備到竣工投產(使用)全過程形成的經過鑑定、整理並歸檔的專案檔案。

v專案檔案是指在建設專案全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部檔案。內容包括:立項審批檔案、設計基礎材料、設計材料、工程管理檔案、施工檔案、監理檔案、合同檔案、生產技術準備、裝置檔案、財務檔案、竣工圖、竣工驗收檔案等。

二.基建檔案工作基本要求:

一、熟知基建專案檔案工作的有關法規、標準和規範。

二、建立健全基建檔案工作的規章制度

三、採取措施,加強前端和過程控制

四、嚴把驗收關,認真做好檔案的預驗收工作,這是保證檔案質量的重要步驟。

三.建立「四納入」制度,是指將檔案工作納入專案法人制、招投標制、工程監理制和合同管理制。

1、納入專案法人制,各級領導崗位責任制(達標考核內容之一)

2、納入合同管理制,充分發揮合同的法律作用(檔案專項驗收考核內容之一)

3、納入工程監理制,充分發揮監理的控制手段作用

4、納入專案管理程式,實施同步管理

v主要措施體現在檔案工作的「三同步」、「三參加」。

四.檔案工作法規:

1、《檔案法》及《檔案法實施辦法》

2、《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》(國檔發[1988]4號)

3、《國家重點建設專案檔案管理登記辦法》(檔發字[1997]15號)

4、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》(檔發字[1997]20號)

5、 《重大建設專案檔案驗收辦法》 (國檔發[2006]2號)

五.檔案工作標準(主要)

1、《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》 da/t 28-2002

2、《科學技術檔案案卷構成一般要求》 gb/t 11822-2000

v電力檔案工作標準:

1、《電力工程達標投產考核標準(2006版)》(工程檔案篇)

2、《電力工業企業檔案分類規則及分類表》

3、《電力工程竣工**件編制規定》

dl/t5229—2005

v建設部檔案工作標準:

1、《建設工程檔案歸檔整理規範》 gb/t 50328-2001

六.建設單位:

建設單位是專案建設的法人主體,對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。並應將檔案工作納入專案計劃和崗位責任制,建立有效考核措施,實施制度保障和組織保障。主要職責:

1、落實領導責任制,組建有監理單位、設計單位、施工單位、除錯單位等參建單位參加的檔案管理領導小組;建立健全基建檔案管理制度;統一業務標準和規範;構建檔案管理網路體系,對建設專案的檔案形成、檔案編制、驗收與移交的全過程進行監督、協調、指導和檢查。

2、按《國家重點建設專案檔案登記辦法》規定,做好登記工作。將建設專案各階段檔案工作進展和變化情況,以及專案檔案驗收情況,報送國家或地方檔案管理機構。

3、對建設專案的前期檔案、施工管理性檔案、竣工驗收檔案和生產準備及試生產等階段形成的檔案負責收集、整理和歸檔。

4、對各參建單位移交的竣工檔案進行檢查、驗收,並匯**一編目,編制檔案檢索工具。

5、按《重大建設專案檔案驗收辦法》規定,組織申報建設專案檔案驗收工作。

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